海外とのTV・電話会議!お役立ち英語フレーズと要準備事項

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テレビ会議や電話会議が普及した時代。

日本にいても海外とのやりとりは免れられません。

とはいえ、慣れないうちは失敗の連続。

私も海外とのテレビ会議でやらかした失敗は数知れません。

でもその経験を生かして、この記事では海外との電話会議やテレビ会議を成功させるための準備事項と英語フレーズをご紹介します!

TV・電話会議を成功させる準備事項

1.計画段階

会議を行う時、まずは日時や出席者を計画するところからスタートしますよね。

この時最も注意しなければいけないのが、「時差」の問題。

どこの国と結ぶかによって時差が異なりますので、相手が参加するのに都合の良い時間設定をするよう意識しないといけません。

簡単なことのように感じますが、大きな失敗につながることもあるので、以下に注意事項を挙げますね。

就業時間外や昼食、休憩の時間を避ける 

複数国とつなぐ時はなかなか難しいこの対応。

もしランチタイムや残業の時間にかかってしまいそうなら、あらかじめ相手に了解を得る必要があります。

日本人なら「仕事だから当然」と就業時間外の会議も対応しますが、「時間外の労働はありえない」という国もあるのです。

休日と重なっていませんか?

国が違えば祝日も休暇の取り方も違います。

同じ企業の支社・工場でも、カレンダーは現地の状況に合わせて作成されているはず。

「日本では営業日だから向こうもやってるはず」と、思い込んではいけません。

また、意外な落とし穴が「日本の月曜早朝」開催。

アメリカは日曜の夜です。気を付けましょう。

2.出席者に案内を出すとき

「会議に出てください」と案内を出すときは、海外の出席者にどのように動いてほしいかを具体的に伝えなければいけません。

「12時スタートだよ」だけでは、どこの国の時間の12時なのか、システムに電源を入れるのはいつなのか、資料はどうするのかが分かりません。

会議のアジェンダ以外に、段取りについて具体的に確認すべき情報は以下の通りです。

  • 開催日時(各国の時差に合わせた開始時間を必ず明記)
  • 会議接続開始時間(いつシステムに電源を入れたら良いか)
  • どこの拠点から接続を開始するのか
  • 会議の資料はいつ、誰宛てにどうやって送付するのか。会議当日はどのように持参してきてほしいか

また、会議の準備をしてくれる方には、当日直接連絡が取りあえるようお互いの携帯電話の番号を交換しておくと安心ですね。

3.会議での発言準備

あなたが会議でどのような立場で参加するかによって、準備事項は異なります。

司会進行なら進行用の、発表者なら発表用の準備が必要です。

初めからアジェンダで決まっていることは、出来るだけ自分の口で伝えられるよう、英語で準備をしておきましょう。

TV・電話会議を成功させる英語フレーズ

予定されている会議なら、相手も英語での対応を期待しています。

場面別に覚えておくと良いフレーズをご紹介します。

(ちなみに、テレビ会議は英語でTV conference、電話会議はtelephone conferenceです)

1.システム接続時

無事繋がった場合
  • Hello, this is ○○. Can you hear me? こちらは○○です。聞こえますか?
繋がらない場合
  • Please turn on your TV conference system. システムの電源を入れてください。
  • Call your IT stuff for help. ITスタッフを呼んでください。

繋がらない時は焦りますが、相手の携帯番号を知っているだけでかなり安心できます。

2.会議開始

司会

  • Thank you for coming today. Now it’s time to start. 出席ありがとうございます。会議を始めます。
  • I want to lead this meeting. この会議の進行を務めます。
  • Today, we have attendees from 3 countries. 今日は3カ国から出席者がいます。
  • Mr. ○○, could you please introduce yourself. ○○さんから自己紹介をお願いします。 
  • Now let’s move on to next topic. 次の議題に移りましょう。

発表者

  • This is ○○ from Accounting. 経理の○○です。(自己紹介に部署名はマスト)
  • I would like to talk about ○○. ○○について話したいと思います。
  • Please interrupt if you have any questions. 質問があればいつでも発言ください。
  • I’ll answer your question at the end. 質問は終わったら受け付けます。

その他にも、自分の仕事の内容はぜひ英語で説明できるようにしておきましょう!

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仕事で使える英語をもっと知りたい方へ!

< 英語で自己紹介に関するページ >

「英語で自己紹介!ビジネスで好印象を与えるポイントをアニメで解説」

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